COMUNICACIÓN DE INSTRUCCIONES

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La comunicación de instrucciones es el pan nuestro de cada día en las organizaciones. Desde cosas insignificantes hasta cuestiones de mucha importancia y profundidad, los responsables de personas deben comunicar instrucciones permanentemente para que se cumplan los objetivos establecidos.

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Quién crea la instrucción.

Existen dos tipos de instrucciones en una organización, en cuanto a quién la genera:

  1. La genera la persona responsable del equipo que es, también, quien la comunica.
  2. La instrucción llega de un responsable y el mando intermedio que la recibe debe comunicarla al equipo.

En función de quién da la instrucción, esta se comunicará de manera diferente. Cuando la instrucción la da la persona responsable del equipo, la información es propia y se trasladará con mayor coherencia. Cuando la instrucción viene de otra persona y la información debe ser trasladada a través del responsable del equipo es cuando suceden mayores dificultades.

En la mayoría de las ocasiones, los responsables de personas y mandos intermedios no han recibido formación específica en comunicación. Y esto supone un problema, puesto que la forma en que se comunican las coas marca una diferencia entre el cumplimiento de una instrucción y el boicot a esa instrucción.

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Trasladar la información de otra persona.

Cuando una persona da información que le ha transmitido una tercera, antes de trasladarla debe realizar algunos ejercicios con ella.

Son 4 pasos muy sencillos que supondrán la diferencia entre que llegue al equipo de una manera adecuada o inadecuada.

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ComunicacionInstrucciones1.- Integrar la información.

Lo primero que se debe hacer es comprender la utilidad que la información recibida tiene para el equipo, creer que esa información es realmente útil y comenzar a buscar las palabras propias con las que transmitir el mensaje de manera coherente.

Puede parecer una cuestión banal, sin embargo esta fase de integración de la información es la base fundamental para transmitir una instrucción de una tercera persona de una manera eficaz.

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2.- Filtrar la información.

Una vez que la información es creíble para quien la tiene que transmitir, hay que filtrarla. En numerosas ocasiones, la confianza suele jugar un papel de ‘arma de doble filo’. La persona responsable de un área le indica una instrucción a la persona responsable del equipo y, por la confianza entre ambas personas, se lo traslada sin filtros e, incluso, con algún aspecto que se pudiera malinterpretar o personalizar.

Si el mando intermedio no produce este filtrado de la información se puede provocar, efectivamente, ese mal entendido. La persona responsable de un equipo conoce a su gente. Por tanto, haciendo uso de la empatía, deberá filtrar el mensaje para que llegue de la forma adecuada a todo el mundo.

Este filtrado potencia una comunicación más eficaz.

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3.- Hacer propio el mensaje.

En muchas ocasiones ocurre que la persona que tiene que transmitir el mensaje no realiza este paso y, normalmente, lo que hace es indicar quién le ha dado la instrucción. Esta situación provoca:

  • La pérdida de autoridad de la persona responsable, puesto que está poniendo de escudo a su responsable.
  • La falta de credibilidad de lo que transmite, puesto que no ha integrado la información y, por tanto, está transmitiendo algo en lo que no cree.

Al hacer propio el mensaje, se transmite que las personas responsables están alineadas y el mensaje llega con mayor contundencia.

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4.- Comunicar.

Después de tomarse un tiempo para trabajar los tres pasos anteriores (más tiempo cuando más importante es la instrucción) llega la hora de comunicar el mensaje. Es importante encontrar el momento más oportuno para que llegue a todo el mundo de la misma manera y de manera concreta.

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Autonomía e instrucciones.

La verdadera autonomía en la transmisión de instrucciones llega cuando una persona es capaz de hacer suyo el mensaje que le piden que transmita.

Mientras utilice escudos para esconderse de decir algo que le importuna o que piensa que puede importunar a los demás, no estará teniendo autonomía en esa transmisión de instrucciones y, sin darse cuenta, estará perdiendo autoridad frente a su equipo.

Las organizaciones que potencian la autonomía de sus responsables de personas se ocupan de que reciban formación en comunicación de manera permanente. Porque la comunicación lo cambia todo.

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La asertividad en cualquier caso.

La habilidad de la asertividad juega un papel fundamental en esta cuestión de la transmisión de instrucciones. Y va en dos direcciones.

En primer lugar, la asertividad debe ser interna para buscar la forma de integrar el mensaje. Puede ocurrir que no se esté de acuerdo, inicialmente, con parte o la totalidad del contenido del mensaje. Y en este punto es importante que no se puede estar de acuerdo en todo y buscar la parte en que el contenido de esa instrucción beneficia a la organización, de manera global y al equipo, de manera particular. Siempre existen diferentes perspectivas que, cuando se respetan, permiten a la persona comprender de manera más objetiva.

En segundo lugar, la asertividad es fundamental a la hora de comunicar el mensaje que se desea dar, porque la asertividad es la forma de comunicar cualquier cosa sin dañar a la otra persona. Por tanto, la asertividad es la vía para que los temas puedan tratarse y cualquier cosa pueda decirse. Con el debido tacto. Con el debido respeto.

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#52SemanasDeInteligenciaEmocional

 

Escrito por Carolina Hernández

Bienestar en la empresa, cultura y comunicación. Son mis tres pasiones y los aspectos con los que trabajo en diferentes organizaciones en forma de consultoría o de formación. Soy antropóloga en proceso y todo lo que tiene que ver con el desarrollo de las sociedades es mi hábitat natural. Creo en el poder de transformación de las personas. Creo en el poder de transformación de la sociedad a través de la transformación de las organizaciones.

Web: http://www.carolinahernandezcoaching.es

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